Strona główna

ZAŁACZNIK PRACODAWCY DO ZGŁOSZENIA OFERTY PRACYAd. 3 KONTAKT KANDYDATÓW Z PRACODAWCĄ:Aplikacje kandydatów przyjmowane są do 02.09.2021 r., zaś rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami będą przeprowadzone w okresie 6-17.09.2021 r.. Rozstrzygnięcie konkursu na stanowisko sekretarki do 24.09.2021 r.Ad. 22 ZAKRES OBOWIĄZKÓW: 1. Obsługa sekretariatu Regionalnej Dyrekcji, w szczególności: 1) dbanie o wizerunek oraz prawidłowe funkcjonowanie sekretariatu, 2) zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów, korespondencji i informacji w Regionalnej Dyrekcji, 3) obsługa dyrektorów Regionalnej Dyrekcji m.in. w zakresie połączeń telefonicznych, mailowych i faksowych, tworzenia pism, zestawień i prezentacji, przygotowywania i obsługi spotkań oraz narad, 4) obsługa urządzeń biurowych oraz narzędzi informatycznych (np. MS Office, system obiegu dokumentów EZD) niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania sekretariatu, 5) obsługa pracowników Regionalnej Dyrekcji w zakresie połączeń telefonicznych przychodzących. 2. Obsługa kancelaryjna Regionalnej Dyrekcji w zakresie korespondencji przychodzącej do Regionalnej Dyrekcji w formie faksów, maili, donoszonej osobiście i dokumentów elektronicznych (e-PUAP) rejestracja korespondencji w systemie obiegu dokumentów EZD. 3. Udostępnianie pracownikom listy obecności oraz wypełnianie jej zgodnie z wytycznymi pracownika ds. kadr i szkoleń. 4. Prowadzenie rejestru delegacji Regionalnej Dyrekcji, wypełnianie druków delegacji służbowych pracowników, prowadzenie ewidencji delegacji bezkosztowych. 5. Zamawianie, wydawanie i monitorowanie przesyłek kurierskich, w tym bieżące reagowanie w sytuacjach awaryjnych. 6. Dystrybucja biletów komunikacji miejskiej pracownikom Regionalnej Dyrekcji i prowadzenie ich ewidencji. 7. Prowadzenie aktualnej listy telefonów i maili pracowników Regionalnej Dyrekcji. 8. Przygotowywanie i dystrybucja kartek oraz e-maili świątecznych i okolicznościowych. 9. Wydawanie i odbieranie zestawów kluczy służbowych Regionalnej Dyrekcji. 10. Przygotowywanie pism, zestawień, prezentacji i innych informacji na potrzeby Regionalnej Dyrekcji. 11. Ścisła współpraca z pracownikiem kancelarii w realizacji przypisanych obowiązków służbowych. 12. Zastępstwo na stanowisku kancelarii w sytuacji nieobecności pracownika kancelarii w pracy. Zakres pracy obejmuje obsługę kancelaryjną Regionalnej Dyrekcji, w szczególności: 1) zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów, korespondencji i innych informacji w Regionalnej Dyrekcji, 2) obsługa korespondencji przychodzącej do Regionalnej Dyrekcji dostarczanej przez wybranego operatora pocztowego w zakresie rejestracji w systemie obiegu dokumentów EZD i przekazywania do wydziałów, 3) przygotowywanie dokumentów niezbędnych do wysyłki korespondencji wychodzącej z Regionalnej Dyrekcji wraz z przygotowaniem przesyłek do przekazania do placówki operatora pocztowego, 4) obsługa urządzeń biurowych oraz narzędzi informatycznych (np. MS Office, system obiegu dokumentów EZD) niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania kancelarii, 5) obsługa składów chronologicznych systemu obiegu dokumentów EZD, 6) monitorowanie przesyłek pocztowych w sytuacjach awaryjnych, występowanie o duplikat zwrotnych potwierdzeń odbioru, reklamacje przesyłek, 7) nadzorowanie stanu kopert, druków zwrotnego potwierdzenia odbioru i materiałów eksploatacyjnych drukarek system obiegu dokumentów EZD użytkowanych w sekretariacie i kancelarii.Praca na okres próbny na jedną zmianę w godzinach od 7:30 do 15:30, oferta dostępna w sali E